Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất theo mẫu tại Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
Quy trình lập hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Quy trình lập hồ sơ theo Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
* Yêu cầu
– Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
– Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
* Mở hồ sơ
– Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
– Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
– Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
* Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
* Kết thúc hồ sơ
– Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
– Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
– Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
– Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Yêu cầu, thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Yêu cầu, thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
* Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
– Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
– Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
* Thủ tục nộp lưu
– Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
– Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Danh sách tải về
Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu- Phụ lục V
